如果那个企业追求办公自动化和无纸化办公的极点，那我们就可以说这个企业找到了一个永远不可能实现的目标，自然而然它也就陷入了一个深不见底的黑洞，这样的行为增加费用开支是毫无疑问的，但同时它还会影响企业发展的主线，让本以清晰的发展方向多了几个叉路口，弱不禁风的小企业们便会因此夭折，没走好的大企业也会因此闪了腰，从此一蹶不振。

    笔者提到的这种黑洞观点分为两个方面，即软件和硬件。下面来看看硬件方面的问题。

    硬件方面的概念比较简单，也也是任何一个企业都存在的问题，同时对企业来说也是一个控制与否并不重要或者并不是企业完全能够控制的问题。

    无纸化办公和办公自动化大部分时间是通过将人力作业转换为机器作业而达到的，虽然节约了人力成本，提高了工作效率，但需要相应的设备来支持作业。这些相应的设备又分为一次性投入的固定设备和不定期采购的耗材。

    需要一次性投入的固定设备的概念很简单，如电脑、一体化机等等办公设备，这些是硬件上的投资。需要注意的是，这些一次性投入很大的设备并不是一劳永逸的，在一定的时间后也需要更新。为什么呢？因为硬件和软件是在不断发展的，是一种相辅相承的发展，企业一但实行了电子化商务，就如果跳进了硬件商和软件商事先挖好的黑洞，以后的事情就不是由企业说了算了，最超码很多事情是受制于它们。

    以上说的是需要一次性投入的设备，那么要想让这些设备正常运转起来，企业还有很多后期需要不断投入的资金，是什么呢？分为直接和间接两部分，直接的便是这些一次投入设备的更新、维护费用。间接的便是这些办公设备需发消耗的耗材。

    说到耗材笔者要多说两句，耗材作为财务上的概念便是“单位金额较小，使用时间较短的设备”。现代办公设备的耗材硬实很符合这两点，单位金额相对于一次投入的设备来说真得很小，使用时间相对于一次性投入的设备来说也真的是小得可怜，但需要我们注意的是耗材将这两点发挥到了极点，而且厂商们也发现，在机器质量越来越好的情况下，真正的利润来源不是设备，而是耗材。为什么呢？机器设备的采购周期一般在4-5年左右，甚至更长，但是耗材的采购期大部是在1个月左右。这种情况就造成了目前市场上的机器便宜、耗材贵的场面。耗材也因此成为了现代企业办公采购中不可避免的黑洞。

    以上说的是硬件方面的，下来我们看看软件方面的。

    现代化办公离不开的硬件是电脑，有了电脑自然就会有各种各样的软件，没有软件的电脑叫裸机，是用不成的。软件方面，虽然在中国盛行D版，而且大多数企业的大多数软年都是D版的，但是不可否认的是，某些方面用不成D版的，例如财务软件、OA系统、ERP系统和各种专业性和对稳定性要求相当严格的。

    这里有意思的是，ERP系统好像根本不需要加密，因为它卖的不是软件，而是一种管理技术之类的东西。这种概念笔者表述不太清楚，不过大家记住一点就行了，就算人家SAP把自己的ERP系统白送给你，没有他们专业的人员帮你建立和维护，你根本别想用起来。

    好了，言归正传，继续我们的话题。软件方面和硬件方面，也分为一次性投入部分和需要后期不断投入的部分。一次性投入的是软件的购买费，而需要后期不断投入的部分便是软件的维护、升级费用。在这里，笔者还是举一个简单的例子吧。

    笔者最为孰悉的是财务软件。现代的软件公司的软件销售利润为了两部分，一部分是成交时的销售款，另一部分是后期的服务费。一次性付清的款项很简单，而且属于一种短痛，短痛也是一时之痛，很快就会淡去。后期服务费，是指软件公司提供的增值服务，如果企业每年不支付该费用（一般在软件购买日X年内是免费服务的），软件使用方面出现了什么问题，软件公司是不负责任的。也就是说，人家生产的东西，你免费使用一两年后，如果该产品有什么问题（自身的问题）或者由于使用不当，造成的系统崩溃，可能需要企业自行解决。另外，如果你不交纳该项费用，你就无法升级，只能使用旧版的。
这种现象合不合理不是笔者能说的，但是由于存在这种问题，在这种事情上，大企业和小企业出现了两种不同的路线。

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大企业由于资金实力雄厚，采在企业内部建立软件事业部，自行开发非常适合本企业使用的软件，并自行维护的方式。这种方式的资金投入并不比直接买现成的商业软件便宜，但是它开发出来的软件能更符合企业的实际情况，并且具有一定的保密性，不会出现大量的企业机密外泄，另外维护和升级也非常便利。

    小企业由于资金有限，且对该项目的需要并没有大企业那样强烈，小型的商业软年就完全可以满足了，所以，采用购买市面上通用版的商业软件是最便捷的方法，但售后维护这一块也就只能是让这些软件开发商去做了，而且造成的问题就是，软件出现问题了，大家就只能打电话让软件公司的人过来维护解决，在软件公司的人到来之前，大家就可以暂时休息一下，开个茶花会了。

    以上是软件方面的情况，虽然笔者举例的是财务软件，但从目前种种迹象来看，这方面的问题最严重的是ERP系统，如果企业采用了商业版的ERP系统，那无疑是将企业的管理大权将给了那些软件公司，软件公司也就自然而然的成为了企业的管理顾问，甚至完全有能力控制企业的管理事宜。

   任何事情都是有好的现，也有坏的一面，笔者在这里想讨论的不是这种现象的好坏，只是想说明这种现象增加了企业的经营费用，也可以说是现代企业的一种管理费用。

    好了，说完两种黑洞的概念，下来该说说笔者为什么要称它们为黑洞了。

    1、首先，这种无纸化办公和办公自动概念，打着节约企业经营成本、提高工作效率的名义进入了我们的市场。不可否认的是，它的出现大幅度的提高了企业的办公效率，节约了某方面的成本，但是确增加了另一个方面的费用，而且新增加的费用开支项目正在以某种速度提高，甚至可以说是和企业的发展速度是相吻合的。

    2、办公自动化离不开硬件和软件，不管是哪个方面，都存在初始投入和后期不断的投入。对于企业来说，费用支出是肯定的了，但更要命的是，当企业的日常生产营活动越来越依赖这些硬件和软件时，无疑也是将自己的生命将给了那些生产它们的厂商。

    3、办公自动化更深一层的意思就是实现ERP，而ERP不是一个单独的软件或硬件，它是企业各项资源的一项整合在划分，相当于在企业内部实现一次改造革命。革命成功了，企业有可能会实现重生，革命失败了，企业肯定会陷入混乱。而面对一个有可能的重生和肯定的混乱，为什么还会有这么多的企业拿着钱去实现这场梦呢？因为软件商通过将自身改造成天堂，为企业树立了一个光辉的形象。

    办公自动化已经成为了现代企业发展的一个误区。ERP、OA等概念被炒作得满天飞，让很多企业在发展到一定阶段，需要加强企业管理的时候，陷入了这个管理的黑洞，从而迷失了原有的经营目标，成为了软件商赚钱的肉鸡。

    黑洞，就是一个深不见底的洞，办公自动化给人总是浮想联翩的美好，而当企业真正的实行它时才发现，原来没有想象中的那么美好、原来还有很多问题没有发现、原来办公自动化也是由人来操作实现的，原来办公自动化以后果还存在和过去一样的人为因素，原来这场革命的失败就意味着滚蛋。

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